Dostáváte každý den přes 70 e-mailů? Tipy, jak je roztřídit a pracovat s nimi

V řadě organizací je e-mail primárním komunikačním kanálem mezi pracovníky. I ostatní programy často generují notifikace, které pracovníkům chodí do e-mailu. Přes e-mail navíc často chodí i oficiální komunikace nebo se přes něj naopak komunikuje externě, tedy třeba s dodavateli a klienty. Není tedy divu, že řada manažerů dostává desítky (nebo i přes sto) e-mailů denně. Takové množství se dá vládnout jenom tak, že máte v práci s e-maily dobrý systém, a my si v tomto článku ukážeme, jak e-maily třídit a pracovat s nimi tak, abyste se při pohledu na svoji e-mailovou schránku nezhroutili.

Ilustrační snímek

Buďte nekompromisní

Server The Muse radí být nekompromisní a e-maily, které nevyžadují žádnou akci nebo zkrátka mají nízkou prioritu a vy víte, že se k nim nikdy nedostanete, buď vyloženě smažte nebo přesuňte do archivu.

Delegujte

Stejně jako je nutné delegovat práci musí manažer umět delegovat i e-mailovou komunikaci. Pokud vám někdo pošle e-mail, kterému se bude věnovat váš podřízený, e-mail přepošlete na dotyčného s poznámkou, ať vás dává do kopie další komunikace jenom pokud je to vyloženě nutné.

Označte si e-maily vyažadující akci někoho jiného

Řada e-mailů se vás týká, ale čeká se na akci někoho jiného. Takové e-maily si buď označte nebo ideálně přesuňte do speciální složky. Tu si v pravidelných intervalech procházejte a zjišťujte jestli už některé e-maily „neuzrály“ do podoby, kdy už je žádoucí vaše akce nebo reakce.

Třiďte e-maily do složek

Vaším velkým pomocníkem by mělo být dělení e-mailů do podsložek – ať už podle tématu, kterým se věnují, podle priority nebo podle náročnosti. Pokud e-maily tímto způsobem ještě netřídíte, měli byste se nad tím vážně zamyslet.

Vypněte si e-mailové notifikace

Když se chcete soustředit na práci či úkol vyžadující hlubokou koncentraci, vypněte si e-mailové notifikace, aby vás nerušily. Klidně je takto můžete mít vypnuté většinu pracovní doby, pokud je to možné, a k e-mailům se tak můžete dostávat v pravidelných, plánovaných intervalech.



-mm-

Zdroj: The Muse - americký web s tipy pro rozvoj kariéry a dlouhodobý profesionální růst
Zobrazit přehled článků ze zdroje The Muse