5 tipů, jak na efektivní time management během týmových porad

Týmové porady. Mnoho pracovníků (a dokonce i týmových manažerů) je nemá příliš v lásce. Častým důvodem je potom špatné vedení těchto porad. Často se přetahuje, mnohdy se stráví na jednom bodě neúměrně mnoho času a ve výsledku se velká část porady jednotlivých pracovníků ani netýká. I když je úspěšné vedení porad poměrně komplexní problematikou, v dnešním článku se podíváme alespoň na jeden aspekt – a sice time management. Zde je pět tipů, jak dobře naplánovat, časově rozvrhnout a vést poradu s vaším týmem.

Tyto tipy přinesl server Mangement Issues.

Udělejte si časový harmonogram

Zní to banálně, ale základní poučkou je vůbec si připravit časový harmonogram každé porady. Tím se nemyslí pouze určit, že porada bude na hodinu a jaké body chcete probrat. Tím se myslí, že u každého bodu napíšete, jak dlouho u něj zůstanete, a že tento rozvrh pak budete v průběhu porady opravdu dodržovat.

Průběžně se členy vašeho týmu rozvrh pravidelných porad konzultujte

Jestliže se jedná o pravidelné nebo opakované porady, nespoléhejte se pouze na svůj úsudek a proberte časový harmonogram těchto porad i se členy vašeho týmu. Mohou mít dobré poznámky a vhledy, které by vás nemusely nutně napadnout.

Ujistěte se, jestli jsou všichni skutečně na celou dobu potřeba

Mnoho manažerů nutí všechny členy týmu, aby se účastnili celé porady, i když se jich drtivá většina témat třeba vůbec netýká. Zvažte, jestli je skutečně nutné, aby byli všichni účastníci přítomni po celou dobu porady, případně ji rozkouskujte na menší, intenzivnější úseky, kterých se budou účastnit jen skutečně relevantní lidé.

Začněte od prioritních bodů

Ruku na srdce – to, že se nebude na konci porady stíhat a na některé body se nedostane, se bude asi dít navždy. Proto je nutné, abyste na začátek agendy porady daly ty nejprioritnější body a teprve od nich postupovali směrem k méně důležitým tématům.

Určete, kdo bude během porady hlídat čas

Je vždycky dobré určit někoho, kdo bude hlídat čas a případně účastníky upozorňovat, že se porada výrazně opožďuje a je nutné přejít k dalšímu tématu. A je dobré, aby tímto člověkem nebyl ten, kdo poradu vede, protože ten se většinou potřebuje soustředit především na jiné věci.

 

-mm-

Zdroj: Management Issues - britský portál s novinkami, analýzami a názory z oblasti managementu
Zobrazit přehled článků ze zdroje Management Issues