Virtuální porady: Řiďte je efektivněji

Úspěch práce na dálku do značné míry závisí na tom, jak dobře umíte využívat virtuální porady. Účastníci při nich často dělají více věcí najednou. Organizátoři porad typicky také méně dbají na držení se účelu dané porady. Diskusi často dominuje jeden nebo dva účastníci a introverti mlčí a nejsou zapojeni.

Co s tím dělat? Poradí nám Harvard Business Review.

  • Využijte video: Díky videu se lidé cítí, jako by skutečně byli na reálné poradě. Videokonference zkrátka udržuje účastníky zapojené.
  • Poskytněte však i možnost zvuku bez videa: V případě, kdy internetové připojení není dostatečně silné, je třeba mít k dispozici i možnost účastnit se pouze prostřednictvím zvuku. Ale první volbou by mělo být právě video.
  • Ujistěte se, že vše funguje: Klíčem je neztratit na začátku energii tím, že dojde ke 20minutému zpoždění, protože si účastníci budou muset nejprve aktualizovat svůj software, případně budou řešit problémy s hardwarem. Před virtuální poradou musí všichni účastníci otestovat, zda jim jejich vybavení funguje správně.
  • Držte se běžných pravidel: Jako vždy před schůzkou stanovte jasné cíle a v případě potřeby zašlete podklady k přečtení předem. Sestavte agendu, díky které se budete během porady držet nějaké struktury. Nastavte také některá základní pravidla, dělejte přestávky a nezapomeňte formulovat i další kroky – zejména jejich načasování a také kdo je za ně odpovědný.
  • Jakákoli prezentace musí být co nejkratší: Upřednostnit musíte konverzaci, protože porady by měly být hlavně o diskuzi. Proto poskytněte základní informace v podkladech, které pošlete předem k prostudování. Pro případnou prezentaci během porady pak použijte sdílení obrazovky, aby každý skutečně sledoval to samé.
  • Ať je každému vidět do obličeje: Videokonference jsou velmi prospěšné i díky tomu, že si účastníci vidí do obličeje. Mimika i další řeč těla pomáhá porozumění. Proto požádejte všechny, aby seděli co možná nejblíž k webkameře, protože díky tomu pak se virtuální přenos skutečně celkem vyrovná osobnímu setkání.
  • Aktivujte účastníky: Pravidelně vyzývejte jednotlivce, aby promluvili. Můžete také každému dát prostor postupně – zamezíte tak tomu, že budou lidé mluvit jeden přes druhého. Pokud váš software navíc umožňuje funkci zvednutí ruky, využívejte ji.

    -jk-
Zdroj: Harvard Business Review - zpravodajský portál vydavatelství přední americké obchodní školy Harvard Business School
Zobrazit přehled článků ze zdroje Harvard Business Review