Opáčko z e-mailové etikety

Elektronická pošta je denním chlebem každého kancelářského pracovníka, o to více se však stáváme jejími otroky. Minimálně každý manažer snad prošel školením, jak správně komunikovat s kolegy a zákazníky e-mailem, a přesto s ním stále bojujeme.

Připomeňme si proto s pomocí serveru HR Communication etická pravidla používání e-mailu, na která se v každodenním pracovním shonu nejčastěji zapomíná.

  • Nepodceňujte předměty zpráv. Předmět e-mailu by měl být stručný a relevantní, hlavně však co nejspecifičtější. Příjemce by měl být schopen okamžitě rozhodnout, zda je vaše zpráva pro něho důležitá, ještě než ji otevře.

  • Držte se formálního tónu. V profesionální komunikaci přistupujte k e-mailu jako k obchodnímu dopisu. Pokud se s příjemci svých zpráv blíže neznáte, zachovejte formální tón komunikace.

  • Zapomeňte na velká písmena. Psát celé zprávy nebo jejich části pouze velkými písmeny je totéž, jako v mluvené komunikaci křičet. Není třeba o tom více přemýšlet, prostě velká písmena nepoužívejte.

  • Důvěrné zprávy neposílejte e-mailem. Uvědomte si, že e-mail nikdy není zcela soukromou záležitostí – zvláště ve firmách. Záležitosti, které nechcete sdílet s celou firmou, proto řešte vždy telefonem nebo osobním setkáním.

  • Nepište e-maily, když jste rozčílení. Kolikrát jste již litovali toho, co jste napsali v zápalu náhlých emocí? Navíc se často stává, že vás druhá strana ani nepochopí. Proto se vždy nejprve uklidněte.

A dále si pamatujte:

  • Chvalte vždy osobně, ne jen e-mailem.

  • Vždy si přečtěte, co jste napsali, než to odešlete.

  • Chraňte soukromí příjemců a používejte slepé kopie, když oslovujete více různých lidí najednou.

  • Odpověď všem používejte pouze v nutných případech.

  • Pokud vám příjemce dlouho neodpovídá, neposílejte mu jeden a ten samý e-mail stále dokola. Zvedněte telefon.

  • Než pošlete hromadnou zprávu s něčím, co považujete za vtipné, dvakrát si to rozmyslete.

-kk-

Zdroj: HR Communication - americký server věnovaný HR a interní komunikaci
Zobrazit přehled článků ze zdroje HR Communication
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace