Naučte se řídit e-mail, než začne řídit vás

E-mail dokáže ušetřit hodně času. Když však budete e-maily kontrolovat neustále během celého dne, připravíte se nejen o čas, ale i koncentraci. Pokud je to váš problém, držte se následujících rad.

- Vytvořte si rozvrh pro čtení a psaní e-mailů. Pro většinu lidí je přínosné, když budou vyřizovat e-maily v určených intervalech na začátku, v prostředku a na konci pracovní doby. Pokud přeci jen musíte vyřizovat e-maily v průběhu celého dne, reagujte jen na ty nejdůležitější a ostatní vyřiďte, až se na to budete moci soustředit.

- Zaveďte si systém pro organizaci e-mailů. Filtrujte automaticky příchozí poštu podle odesílatele, názvu nebo dalších kritérií. Některé e-mailové programy umožňují i filtrování podle barev pro lepší orientaci.

- Zaveďte automatické odpovědi pro obecné klientské dotazy. Budete tak moci odpovídat automaticky na často kladené dotazy nebo dát klientům vědět, že jste jejich zprávu dostali a odpovíte později.

- Nebojte se neodpovídat na řetězové a vtipné e-maily od přátel. Když na ně nemáte čas, prostě je smažte. Většiny lidí se nedotkne, když na takový e-mail neodpovíte.

- Pokud máte asistentku, dovolte ji třídit vaši poštu a odpovídat na běžné e-maily. V průběhu dne vás může informovat, když přijde nějaká urgentní zpráva. Nemůžete-li si asistentku dovolit, uvažujte o virtuální.

- Jestliže ztrácíte mnoho času procházením nevyžádané pošty, zvyšte bezpečnost své schránky. Vyberte se některý z programů na filtrování spamu.

-kk-

Zdroj: ezinearticles.com - Databáze odborných článků pro elektronické magazíny.
Zobrazit přehled článků ze zdroje ezinearticles.com
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace