1. Příliš neformální jazyk
Neformální jazyk, žoviálnost či familierní oslovení potenciálních klientů nebo partnerů jsou věci, které vás v očích adresátů shazují. Podle serveru INC.com sice tento styl může odpovídat tomu, čím se vaše firma zabývá, nicméně vše by mělo mít své meze.
Pamatujte, že ne všichni lidé mají žoviálnost rádi a mnozí z nich si za neformálním jazykem ihned představí neprofesionála.
2. Gramatické chyby
Chápeme, že někdo má od přírody s gramatikou a správným pravopisem problémy. Vaše e-mailové šablony by ale měly být zcela bez chyby.
Pokud si nejste jisti, jak se něco píše, dejte si na čas a danou věc vyhledejte. Někteří lidé (a není jich málo) jsou na gramatické chyby velmi citliví.
3. Chybějící přílohy
Před každým odesláním si e-mail projděte a u každé věty, kde slibujete nějakou přílohu, se ujistěte, že se daný dokument v příloze skutečně nachází. Chybějící přílohy jsou totiž typickým znakem nedostatku pozornosti a smyslu pro detail.
4. Chyby v oslovení, datech a jménech
Jestliže máte v předmětu nebo v textu e-mailu špatně jméno adresáta, nějaké jiné osoby nebo firmy, zaděláváte si na velký problém. Když lidé poznají, že jim akorát přeposíláte upravený e-mail, který byl původně napsán pro někoho jiného, mohou se po právu cítit skutečně uraženi.
Vždy se ujistěte, že všechna jména a data jsou ve vašem e-mailu správně.
5. Odeslání před dokončením
Nesmí se vám stávat, že odešlete adresátovi e-mail ještě před tím, než je dokončen. Typicky třeba může chybět váš podpis.
Jestliže se vám to stává, naučte se psát e-maily, aniž byste měli předem vyplněnou e-mailovou adresu v kolonce adresáta. Tu tam napište opravdu až ve chvíli, kdy zprávu důkladně zkontrolujete.
-mm-