Zatímco nedávno bylo ještě pro firmu hezké, když měla svůj intranet nebo jiný systém pro sdílení znalostí, dnes je to nutnost. V současné době existují intranety všech velikostí, tvarů a forem. Sjednocuje je ovšem společný účel – podpora efektivity a produktivity firem, sdílení nejlepších postupů, formulování vhodnějších řešení problémů a často i funkce primárního firemního komunikačního kanálu.
Intranet je třeba chápat jako strategický nástroj firmy, jehož smyslem je uchovávat a rozvíjet její intelektuální kapitál, neztrácet konkurenceschopnost. Mnohé firmy na tento fakt zapomínají a vzniká tak celá řada platforem pro sdílení znalostí, která má pramálo společného se skutečnými potřebami zaměstnanců nebo firemními cíli. Aby mohla firma využívat intranet ke sdílení potřených znalostí, měla by při jeho implementaci věnovat pozornost zejména následujícím oblastem:
- - soustředění se na potřeby uživatelů, nikoli přísliby nových technologií,
- - přímá podpora firemních cílů a procesů,
- - možnost spolupráce a vytváření komunit,
- - inspirace k učení, inovacím a novému uvažování na základě sdílení znalostí,
- - viditelné výsledky na nejnižší firemní úrovni.
Intranet by měl být srozumitelný a přístupný všem uživatelům, tudíž co nejjednodušší na ovládání. Efektivní sdílení znalostí jeho cestou vždy vyžaduje podporu vedení firmy. Důležité je zejména, aby jeho prostřednictvím mohli zaměstnanci skutečně komunikovat v reálných situacích. Nástroje pro sdílení znalostí musí být schopné přizpůsobit se proměnlivému obchodnímu prostředí firmy. Intranet může být například nepostradatelný v případě nějaké krizové situace, kdy je třeba zaměstnance aktuálně informovat.