Jaké nástroje (ne)využíváte při virtuálních jednáních?

Někteří se možná domnívají, že webové meetingy jsou ztráta času. Ano, může být, zejména pokud webové prezentační programy neumíte správně použít. WebEx, Adobe Connect, Lync a další. Nezáleží na tom, které programy jsou vám blízké, zato si zkuste odpovědět sami, kolik procent všech jeho funkcí opravdu aktivně využíváte. Server Management Issues se zaměřil na pět funkcí, které by vám mohly být k užitku.

Mnoho programů nabízí v podstatě velmi podobnou sadu funkcí, ačkoliv každá z nich může vypadat jinak nebo mít odlišný název. Takže které aktivně používáte ve své prezentaci?

1. Přenos souborů a dalších příloh. Kolikrát jste se už ocitli v situaci, kdy někdo neobdržel dokument před plánovanou schůzkou nebo má dodatečné podklady k tématu, ale může je zaslat až po skončení jednání emailem? Dokonce i Skype nebo ICQ a další velmi známé platformy funkci sdílení souborů podporují. Využívejte ji a zůstaňte stále v obraze.

2. Sdílení dokumentů a obrazových příloh. Flip chart  je oblíbená pomůcka pro prezentující a mučicí nástroj pro ty, kteří jsou zodpovědní za přepis a sdílení psaných nebo kreslených příloh. Za pomoci funkcí programů pro webové prezentace můžete jednoduše zaznamenat poznámky do souboru PDF nebo JPG. Ušetříte tím čas a vyhnete se chybování kvůli přepisu. Nikdo se už navíc nevymluví, že podklady nedostal.

3. Záznam meetingu. Díky záznamu pomůžete těm, kteří se meetingu nemohli zúčastnit. Máte navíc nesporný důkaz o projednaných věcech i vytyčených cílech, které jste se zavázali naplnit.

4. Měřítko pozornosti. Jde o malou značku (vykřičník, žlutý trojúhelník nebo jiný symbol) vedle jména některého z účastníků. Co to znamená? Jednoduše, že někdo právě věnuje pozornost jinému pracovnímu oknu v počítači, než tomu, ve kterém prezentujete. Možná, že hledá jen dodatečné nebo možná vůbec nevěnuje pozornost vaší prezentaci.

5. Oprávnění. Tato funkce umožňuje nastavit individuální nebo skupinová práva pro účastníky meetingu. Pokud zvolíte benevolentní nastavení, dovolíte tím účastníkům tisknout přílohy přímo z prezentace, nahrávat vlastní soubory nebo vstupovat do jednání bez nutnosti potvrdit povolení. Ulehčíte si s tím spojenou administrativu a vaše jednání tak může začít včas.

Pokud nevíte, jestli a jaké nástroje nabízí právě váš program, prostudujte si nastavení. Začněte v horní levé liště. Zde bývají základní nastavení a možnosti programu. Možná objevíte ještě zajímavější a užitečnější funkce, které nakonec využijete.

-bn-

Zdroj: Management Issues - britský portál s novinkami, analýzami a názory z oblasti managementu
Zobrazit přehled článků ze zdroje Management Issues