Je porada skutečně nutná?
Podle webu Human Capital Magazine je tato otázka ta nejzásadnější. Nedopouštíte se náhodou toho, že plánujete poradu, která by klidně mohla být jenom e-mailem?
Musí se jí účastnit všichni?
Organizátoři jednání mají často tendenci na něj zvát kohokoliv, kdo by k tématu mohl něco jenom okrajově říct. Je to ale opravdu nutné? Efektivnější často totiž bývají porady, kde je méně lidí, kteří ale mohou skutečně věc vyřešit.
Musí se všichni pozvaní lidé účastnit celou dobu?
Když už máte hotový seznam lidí, které chcete pozvat, zeptejte se sami sebe, jestli se musí všichni účastnit skutečně celou dobu. Nemůžete poradu rozdělit na několik částí a některé lidi třeba pozvat jen na první půlku meetingu?
Jak mohu poradu zefektivnit?
Jak můžete poradu strukturovat a pojmout tak, aby byla co možná nejefektivnější? Jak můžete zajistit, že všichni budou mluvit k věci a že se doberete jádra tématu, které chcete probrat?
Poslal jsem dopředu agendu?
Umožněte všem účastníkům, aby se na poradu připravili, a předem jim pošlete seznam témat a bodů, které chcete na poradě řešit.
Mám jasně daný cíl porady?
Každé setkání by mělo mít nějaký cíl. Například naplánovat další kroky, učinit určité rozhodnutí nebo vymyslet možné varianty dalšího postupu. Tento cíl musí být jasně daný předem a musíte ho i všem účastníkům dopředu komunikovat.
-mm-