Providing feedback: Face-to-face and be specific

Zpětná vazba: Osobně a konkrétně

Feedback is important not only during annual employee evaluations, but also on an everyday, informal basis. It plays an important role in building relationships between managers and their people. Feedback aims to encourage and motivate employees and to help them develop necessary skills. If a manager fails to provide feedback properly, he creates unnecessary confusion. In addition, employees agree that negative feedback is better than no feedback at all. Therefore, let's focus on how to give feedback to the satisfaction and benefit of your people according to Lifehack.com.

1. Choose the right time

Give your people some time to prepare for your feedback, at least mentally. Just simply ask, "When will you have time for my feedback about the project XY?"

2. Let the employee talk first

First, ask the employee what he thinks about the progress of the project. Inquire about both successes and obstacles. Then you can present your potential criticism in a less conflictual manner.

3. Encourage further work

Although you are criticizing the employee in some respects, you should also show appreciation for his efforts and motivate him to improve. Let him know you appreciate his work.

4. Always be specific in your criticism

Clearly specify what you do not or do not like. Then pause for a moment and give the employee some space to explain his actions, apologize or admit his mistake. Try to be diplomatic and do not criticize the personality traits of employees.

5. Explain the consequences

You should tell your employees clearly what specific problems their mistake caused for your company, your team or customers so that they can learn and move on.

6. Look for solutions

Try to ask the employee what you can do to help him improve. Then determine the individual steps to achieve specific changes together.

7. Connect your feedback with their career

Talk to your employees about what career progress they can achieve in the company when they improve in specific aspects.

8. Do not criticize via e-mail

It is always better to deal with sensitive issues face-to-face. You will see your employees' reactions and you may be able to better prevent misunderstandings.

-kk-

    Zpětná vazba: Osobně a konkrétně

    Zpětná vazba není důležitá jen při výročním hodnocení zaměstnanců, ale i na každodenní, neformální bázi. Hraje důležitou roli v budování vztahů mezi manažery a jejich lidmi. Jejím cílem je povzbudit a motivovat zaměstnance, pomáhat jim rozvíjet potřebné dovednosti. Jestliže ji manažer nedokáže správně předávat, vznikají zbytečná nedorozumění. Zaměstnanci se navíc shodují na tom, že i negativní zpětná vazba je lepší než žádná. Pojďme si tedy s pomocí serveru Lifehack.com připomenout, jak předávat zpětnou vazbu ke spokojenosti a prospěchu vašich lidí.

    1. Zvolte správný čas

    Dejte svým lidem čas, aby se na vaši zpětnou vazbu alespoň duševně připravili. Stačí se jednoduše zeptat: „Kdy budete mít čas na mou vazbu o projektu XY?

    2. Nechte nejprve mluvit zaměstnance

    Nejprve se zaměstnance zeptejte, jak on vidí postup daného projektu. Zajímejte se o úspěchy i překážky. Své případné námitky pak můžete přednést v méně konfliktním duchu.

    3. Povzbuzujte do další práce

    I když zaměstnance v určitém ohledu kritizujete, měli mu projevit i uznání za snahu a dodat mu motivaci zlepšovat se. Dejte najevo, že si vážíte jeho práce.

    4. Kritizujte vždy konkrétně

    Jasně specifikujte, co se vám nelíbilo nebo nelíbí. Pak se chvíli odmlčte a dejte kritizovanému zaměstnanci prostor, aby vám vysvětlil své jednání, omluvil se či přiznal chybu. Snažte se jednat diplomaticky a nekritizovat osobnostní rysy zaměstnance.

    5. Vysvětlete důsledky

    Zaměstnanec by od vás měl jasně slyšet, jaké konkrétní problémy způsobil svým špatným jednáním firmě, svému týmu či zákazníkům, aby se mohl poučit a jít dál.

    6. Hledejte řešení

    Zkuste se zaměstnance zeptat, co můžete udělat, abyste mu pomohli se zlepšit. Pak si společně stanovte dílčí kroky, jak dosáhnout konkrétní změny.

    7. Spojte zpětnou vazbu s kariérou

    Mluvte se zaměstnanci o tom, jakého kariérního rozvoje mohou ve firmě dosáhnout, pokud se v určitých věcech zlepší.

    8. Neřešte kritiku e-mailem

    Citlivé věci je vždy lepší řešit osobně. Uvidíte reakce zaměstnanců a můžete předejít nedorozuměním.

    -kk-

    Zdroj: Lifehack - americký server zaměřený na různé aspekty zlepšování kvality života