Three tips for more effective communication

Tři tipy pro efektivnější komunikaci

There are three key points in listening to others: a high level of rapport which brings mutual trust, paying close attention, and occasionally summarising in your own words what has been said. Put these three points together and you will be a skilful listener who avoids misunderstandings and any unpleasant consequences which might follow.

As the art of effective communication is vital in everyday life, the saleshq.monster.com website decided to share more information about these three key skills.

High level of rapport

Once you have established a high level of rapport with your counterpart, you can trust your instincts. When the relationship is strong enough, there are certain signals produced unconsciously that, if we are on the same wavelength, will reveal how the person concerned feels. This urge to follow your instincts can be a challenge in the uncompromisingly logical environment of corporations. But the ability to do so accounts for the distinction between a good listener and an excellent one. You will be able to spot and recognise signs of doubts or hesitation much earlier, which is always a good thing.

Pay attention – and show that you are doing so

Once you have an idea how your partner feels, you may also want to reassure them that you understand what they are saying. Attention is not only pleasurable but crucial as well. It is crucial for the primary goal of every communication: to share ideas. And if you also demonstrate that you are actually paying attention, you will put your counterpart at ease and encourage them to keep talking. Use non-committal words and a friendly voice tone, say “I see” or “That’s interesting”. They will thus be motivated to tell you more.

Check that you understand

Since nothing in communication is worse than a misunderstanding, develop the habit of briefly summarising what has been said, at least from time to time. This is further proof of your paying attention and, if necessary, you can slow down the conversation and, for example, think things over more carefully. Rephrase the main points and make sure you understand them properly.

-jk-

    Tři tipy pro efektivnější komunikaci

    Při naslouchání ostatním velmi záleží na následujících třech klíčových schopnostech: důležité jsou schopnost vybudovat dobrý vztah, který přináší vzájemnou důvěru, schopnost soustředěné pozornosti a schopnost občas rekapitulovat to, co bylo řečeno, vlastními slovy. Pokud dokážete zapojit všechny zmíněné schopnosti, stane se z vás skvělý posluchač. Nebudete zabředávat do nedorozumění a ani nebudete muset snášet jejich nepříjemné následky.

    Protože se s potřebou efektivní komunikace setkáváme každodenně, rozhodl se s námi web saleshq.monster.com sdílet několik tipů ohledně všech tří klíčových schopností.

    Dobrý vzájemný vztah

    Pokud se vám podařilo vybudovat dobrý vzájemný vztah, můžete se spolehnout na svůj instinkt. Když je totiž vztah dostatečně silný, objevují se určité signály, které projevujeme nevědomě. A takové signály nám, pokud jsme naladěni na stejnou vlnu, prozradí, jak se dotyčná osoba cítí. Taková výzva k důvěřování vlastním instinktům se může zdát zvláštní, navíc v korporátním prostředí nemilosrdné logiky. Ale jsou to právě takové instinkty, které odlišují ty, co umějí naslouchat skvěle a ty, co naslouchají pouze dobře. Jakékoliv známky pochyb nebo váhání totiž můžete zpozorovat a rozpoznat mnohem dříve, což je vždycky dobrá věc.

    Vždy věnujte plnou pozornost – a také to dokažte

    Když už máte představu o tom, jak se váš komunikační partner cítí, měli byste ho také chtít ujistit o tom, že rozumíte a chápete vše, co říká. Pozornost není jen příjemná, je také zcela zásadní. Je zásadní pro samotný cíl komunikace, kterým je sdělování myšlenek. A když k tomu ještě dokážete svého komunikačního partnera ubezpečit, že mu pozornost opravdu věnujete, povzbudíte ho tím, aby pokračoval v mluvení. Používejte slova, která nejsou kladná ani záporná. Používejte přátelský tón hlasu. Říkejte „Aha.“, „Rozumím.“ a „To je zajímavé.“, protistrana pak bude motivována říct vám víc.

    Rozumíte správně?

    Nic není v komunikaci horší, než nedorozumění. Osvojte si zvyk občas zrekapitulovat to, co bylo řečeno. Aspoň čas od času – mimo jiné je to i další důkaz toho, že věnujete rozhovoru plnou pozornost. Také můžete v případě potřeby zpomalit tempo komunikace a například si věci lépe rozmyslet. Parafrázujte hlavní body, které byly řečeny, a ujistěte se, že jim rozumíte správně.

    -jk-

    Zdroj: Sales HQ - on-line komunita pro odborníky v oblasti prodeje