Teamwork can be a blessing, but communication problems may diminish any effective collaboration. What is needed in such a situation is a team discussion that will result in adoption of communication guidelines. Clarifying the idea of what is expected by others in terms of emails and other communication channels can prevent many feelings of irritation and anger. Even the timing of a response to emails can cause problems.
What other points should be covered by guidelines for team communication? The management-issues.com website recommends to address following topics:
Information about how the others work
Especially when the team members are operating in multiple time zones, it can be difficult to recall what time it is in which zone. Everyone needs to know what other members are doing when you need them. It is very unpleasant to be called when you are sleeping after a difficult day.
Set basic guidelines
How much time should it take to reply to an email? Should everyone in the team send an acknowledgment when he or she has read a message? Under what circumstances does the boss or specific teammates have to be carbon-copied? These rules may appear to be trivial, but they can greatly affect the morale and trust of whole team.
Don’t impose the rules from the top…
… because everyone may get the feeling that the rules are too strict and excessively pedantic. However, since you need these rules, you have to find a way that will not cause resistance. Let the team develop these rules during a group discussion. Everyone is much more likely to stick to the rules he helped to design. The exact same guidelines that would otherwise be rejected and frowned upon will be perceived as reasonable and beneficial.
-jk-
Zásadní pravidla týmové komunikace
Týmová práce může být skutečným požehnáním. Přínosy společného úsilí ale mohou být značně zmenšeny špatnou komunikací. To, co je v takovém případě nutné, je týmová diskuze. Výsledkem této diskuze by mělo být přijetí pravidel, které budou usnadňovat veškerou komunikaci v rámci týmu. Když budou všichni mít jasnou představu o tom, co můžou od ostatních očekávat (především v rámci e-mailové komunikace), předejdete tím mnoha pocitům rozčilení a rozladěnosti. Už pouhá doba, kterou různým spolupracovníkům trvá, než odpoví na e-mail, může být příčinou problémů.
Jaké zásadní oblasti by se v takovém „komunikačním manuálu“ měly podchytit? Web management-issues.com doporučuje věnovat se následujícím oblastem:
Informace o pracovní době ostatních
Toto je velmi důležité obzvláště tehdy, když je tým složen z pracovníků z různých časových zón. Může být těžké vybavit si, kolik je zrovna hodin na tom kterém místě. A přitom každý potřebuje vědět, co dělá spolupracovník tehdy, když je jeho součinnost velmi potřebná... a být vzbuzen naléhavým hovorem uprostřed noci je opravdu nepříjemné.
Stanovte základní zásady
Jak dlouho by měla trvat odpověď na e-mail? Měl by každý potvrdit to, že danou zprávu četl? Co je vhodným důvodem pro to, aby byla kopie e-mailu zaslána šéfům nebo určitým spolupracovníkům? Tyto zásady se mohou zdát triviálními, ale právě podobné drobnosti mohou mít velký vliv na morálku a důvěru v rámci pracovního týmu.
Nezavádějte pravidla seshora
Zaměstnanci mohou mít pocit, že podobná pravidla jsou projevem pedantů a příliš přísných manažerů. Tato pravidla jsou ale natolik zásadní, že je třeba najít způsob jejich zavedení, který nepovede k odporu vůči nim. Právě proto je nejlepší tato pravidla stanovit v rámci týmového meetingu. Nechte je samotné, ať si zvolí zásady, které budou dodržovány. Potom je mnohem pravděpodobnější, že budou skutečně uplatňovány. Zásady, na které by se jinak každý mračil, budou vnímány jako přínosné a rozumné.
-jk-