Your inbox is just a list of other people's priorities. Don't be fooled by a feeling that every e-mail is important. Learn to sort your messages according to your own priorities.
Schedule key tasks
Before opening your inbox in the morning, plan your day according to what is really important: your work tasks, important phone calls, etc. Then distinguish these items in your inbox as well. Use labels and folders to identify important, high-priority activities and simple tasks. If you can delegate some activities, do so straightaway. Unread e-mails will not stress you so much.
First: solve the most challenging task
During your working hours, block space for the most important task you will devote yourself to that day. Get started and don't be distracted by anything else. Set aside time for other duties afterwards.
Remember your purpose
The foundation on which everything is built must simply be solid. Follow the strategy and goals that are important to you. Before doing something, ask yourself why it's really important. Are you trying to impress someone else? Do you want to prove to someone that they are wrong? Or do you just want to uncheck something from a nonsensical to-do list? Work only on your own version of success and follow the direction you care about.
Sleep resets your brain. While you slumber peacefully, your mind stores and organises your thoughts and memories so you can start the new day afresh. It is advisable to start the morning by writing down facts that are completely obvious to you and which you believe. These may vary from week to week but overall they will be consistent. By keeping a similar diary over time, you will gain a much better awareness of who you are and what you stand for, and you will not have so much difficulty in prioritising your work and tasks.
Set your thoughts
Before checking your e-mail, decide what kind of day you want and who you want to be. Commit to this and accept the fact you will probably encounter unpleasant tasks or incompetent people during the day. Don't be influenced by them: they are external factors that don't really matter.
Be aware that your inbox can wait until you're clear about your organisation and priorities. Then nothing will throw you off course.
-bb-
Víte, co musíte ráno udělat, než otevřete vaši mailovou schránku?
Vaše mailová schránka je jen seznam priorit ostatních lidí. Nenechte se zmást pocitem, že každý mail je důležitý. Naučte se třídit vaše zprávy podle vlastních priorit.
Naplánujte si klíčové úkoly
Než otevřete ráno svou mailovou schránku, naplánujte si svůj den podle toho, co je skutečně důležité – vaše pracovní úkoly, důležité telefonáty apod. Poté rozlište tyto položky i ve vaší schránce. Používejte štítky a složky, určete si důležité činnosti s vysokou prioritou i jednoduché úkoly. Pokud můžete některé činnosti delegovat, udělejte to rovnou. Nepřečtené emaily vás nebudou tolik stresovat.
Nejnáročnější úkol řešte jako první
Vyblokujte si ve svém pracovním čase prostor pro nejdůležitější úkol, kterému se daný den budete věnovat. Tím začněte a nenechte se ničím dalším rozptylovat. Na ostatní povinnosti vyhraďte čas poté.
Pamatujte na svůj účel
Základ, na kterém se všechno staví, musí být zkrátka pevný. Sledujte strategii a cíle, které jsou pro vás důležité. Než něco uděláte, ptejte se sami sebe, proč je to opravdu důležité. Snažíte se zapůsobit na někoho jiného? Nebo někomu chcete dokázat, že se mýlí? Nebo chcete zrovna odškrtnout něco z nesmyslného seznamu úkolů? Pracujte pouze na své vlastní verzi úspěchu a sledujte směr, na kterém vám záleží.
Spánek resetuje váš mozek. Zatímco vy v klidu odpočíváte v klidu, vaše mysl ukládá a organizuje vaše myšlenky a vzpomínky, abyste další den mohli začít znovu. Je vhodné ráno začít den zapisováním faktů, které jsou vám naprosto zřejmé a kterým věříte. Mohou se týden od týdne lišit, ale celkově budou konzistentní. Díky podobnému deníku postupem času získáte mnohem lepší povědomí o tom, kdo jste a za čím si stojíte, a nebudete mít ani tolik obtíží s prioritizací vaší práce a úkolů.
Nastavte své myšlenky
Než zkontrolujete svůj e-mail, vyberte si, jaký den chcete mít a kým chcete být. Zavažte se k tomu a přijměte fakt, že během dne nejspíše narazíte na nepříjemné úkoly nebo nekompetentní lidi. Nenechte se jimi ovlivnit, jsou to externí faktory, na kterých ve skutečnosti nezáleží.
Uvědomte si, že vaše doručená pošta počká, než budete mít ve své organizaci a prioritách zcela jasno. Pak vás už nic nerozhází.
-bb-