The ability to organise one's own time is one of the most basic skills of any manager. If you are disorganised yourself, you can hardly manage projects and other people effectively, which is why this article offers four of the most important time management tips.
Learn how to delegate work effectively
As an article on Director.co.uk states, delegating work is the be-all and end-all of time management for managers. You need to be able to delegate tasks to subordinates quickly and efficiently. Always set clear mutual expectations, and delegate work regularly and frequently so that you are not unnecessarily overwhelmed with work tasks. Avoid having to do all the work yourself.
Spend sufficient time on notes
In the daily hectic environment that your work can be, it is easy to feel like you are spending too much time (that you do not have) writing down tasks, ideas and notes from meetings. But the truth is that if you have no record of notes, ideas and plans, you can hardly organise your time effectively. This is why, although it may seem tedious, making thorough notes (whether in a notebook or in a computer system) will always pay off in the long run.
Take advantage of automation
The modern age offers many technical conveniences in the form of various software programs, planners and artificial intelligence tools. Many of these tools are editable or tailored to your industry. Take the time to find the best scheduling and automation system for your needs.
Make an audit of your activities
To be able to identify where you are wasting time, or on which tasks you spend too much energy, it is worth conducting an audit of your activities. For at least two weeks, keep a meticulous record of everything you do: all the activities, as well as the time you spend on them. After at least two weeks, analyse the data. There may be some surprising findings.
-mm-
Time management: 4 nejdůležitější tipy pro manažery, jak si zorganizovat svůj čas
Schopnost zorganizovat si svůj vlastní čas patří k nejzákladnějším dovednostem každého manažera. Pokud jste totiž sami neorganizovaní, jen těžko můžete efektivně vést projekty a jiné lidi. Proto vám v dnešním článku přinášíme čtyři nejdůležitější tipy z oblasti time managementu.
Naučte se efektivně delegovat práci
Jak uvádí článek na webu Director.co.uk, delegování práce je alfou a omegou time managementu manažerů. Úkoly svým podřízeným musíte umět delegovat rychle a efektivně. Vždy jasně nastavte vzájemná očekávání a delegujte práci pravidelně a často, abyste nebyli zbytečně zahlceni pracovními úkoly. Vyhněte se tomu, abyste všechnu práci dělali jen vy.
Věnujte dostatečný čas zápiskům
V každodenním shonu se vám snadno může zdát, že zapisováním si úkolů, poznámek a zápisků z jednání trávíte zbytečně moc času, který nemáte. Pravda je ovšem taková, že pokud si nebudete zapisovat poznámky, nápady a plány, jen těžko si můžete svůj čas efektivně zorganizovat. Proto platí – i když se to může zdát zdlouhavé, důkladné zaznamenávání poznámek (ať už do zápisníku nebo do nějakého systému) se vám ve výsledku vždy časově vyplatí.
Využijte automatizaci
Dnešní doba nabízí mnoho technických vymožeností v podobě nejrůznějších programů, plánovačů a nástrojů umělé inteligence. Mnohé z těchto nástrojů jsou editovatelné nebo upravené přímo na míru vašemu oboru. Dejte si dostatečnou práci s nalezením toho nejvhodnějšího plánovacího a automatizačního systému pro vaše potřeby.
Udělejte si audit svých aktivit
Abyste byli schopni určit, kde vám utíká čas nebo na čem trávíte neúměrné množství času, je dobré udělat si jakýsi audit svých aktivit. Minimálně dva týdny si poctivě zapisujte vše, co děláte. Zapište si vždy aktivitu a čas na ní strávený. Pod minimálně dvou týdnech tato data analyzujte. A možná vás čekají nějaká překvapivá zjištění.
-mm-