Everyone's job consists of more or less routine, almost automatic tasks, then more creative tasks requiring more thought. While the ratio of these two groups of tasks can vary greatly from position to position, one thing is clear: the better you can automate and speed up the routine part of your agenda, the more time you will have for strategic and creative tasks that are more likely to move you forward. Here are seven tips on better organisation of routine tasks so you are in control of your time and productivity.
These tips were published by Entrepreneur.com.
Organise your work into time blocks
First and foremost, you should determine in which part of the day you will be doing what. You might, for example, schedule two-hour periods for routine tasks and insert one-hour periods in between, during which you will focus on more creative tasks and strategic planning.
Delegate routine tasks where possible
Delegate as many routine tasks as possible to other people, such as external freelancers, colleagues or subordinates. The more routine tasks you get rid of, the freer your hands will be to work on strategic tasks.
Do not fear automation
Automation and artificial intelligence can help you significantly, providing you are not afraid of them. Try to utilise the power of automation as much as possible.
Divide large tasks into smaller, manageable steps
Any big task seems daunting and unmanageable unless you break it down into smaller, incremental steps.
Do not be a perfectionist
When working on a large number of routine tasks, it is important not to be a perfectionist. This is because then you can become unnecessarily stuck on some tasks, even if they are not especially important.
Do not be overwhelmed by routine tasks
Routine tasks can seem like a priority and if there are a lot of them, it is easy to become overwhelmed by them. Do not let this happen and always make time to work on non-routine tasks as well.
Prepare a plan for each working day
A great help in trying to control your time is to make daily plans before the start of each working day to define what you want to do and when.
-mm-
Sedm tipů, jak mít svůj čas a produktivitu pod kontrolou
Práce víceméně každého člověka sestává z části z rutinních, skoro až automatických úkolů, a z kreativnějších úkolů, u kterých je potřeba více myslet. I když se poměr mezi těmito dvěma skupinami úkolů může výrazně lišit pozice od pozice, jedno je jasné – čím lépe dovedeme zautomatizovat a zrychlit rutinní část naší agendy, tím více času budeme mít na strategické a kreativní úkoly, které nás spíše posunou dopředu. Zde je sedm tipů, jak si rutinní úkoly lépe zorganizovat tak, abyste měli svůj čas i produktivitu pod kontrolou.
Tyto tipy přinesl web Entrepreneur.com.
Pracujte s časovými bloky
V první řadě je dobré si definovat, co v které části dne budete dělat. Na rutinní úkoly si vyhraďte vždy třeba dvouhodinové úseky a mezi ně „vložte“ hodinové úseky, kdy se naopak budete věnovat kreativnějším úkolům a strategickému plánování.
Rutinní úkoly pokud možno delegujte
Delegujte co možná nejvíce rutinních úkolů jinam – na externisty, na jiné kolegy, na podřízené. Čím více rutinní agendy se zbavíte, tím volnější ruce budete mít při práci na strategických úkolech.
Nebojte se automatizace
Automatizace a umělá inteligence vám mohou výrazně pomoci – tedy pokud se jich nebojíte. Zkuste využít síly automatizace co možná nejvíce.
Velké úkoly si rozdělte na menší, zvládnutelné kroky
Jakýkoliv velký úkol se zdá děsivý a nezvládnutelný, pokud si jej nerozdělíte na menší, postupné kroky.
Nebuďte perfekcionisté
Při práci na velkém množství rutinních úkolů je nutné nebýt perfekcionista. Pak se totiž na některých úkolech můžete zbytečně zaseknout, i když nejsou nijak extrémně důležité.
Nenechte se rutinními úkoly zahltit
Rutinní úkoly se mohou zdát jako prioritní a když je jich hodně, člověk se jimi snadno nechá doslova zahltit. Nedopusťte, aby se tak stalo, a vždy si vyhraďte čas na práci i na nerutinních úkolech.
Připravte si plán na každý pracovní den
Velkým pomocníkem při snaze mít svůj čas pod kontrolou jsou každodenní plány, kterými si před začátkem každého pracovního dne definujete, čemu se kdy chcete věnovat.
-mm-