Implementing change always brings certain “growing pains” and inevitable aversion from the people affected by it, who are forced to accept that something they have been used to will now be different. Introducing change effectively and smoothly, whether in a team, a family or a company, is a great skill. Successful implementation largely depends on how the change is communicated. If you are introducing a significant change in your team or at your company, you should strive to avoid the following five communication mistakes.
This list was published by the Harvard Business Review.
Assuming everyone understands everything and knows why the change is important
The people who make decisions about the change and implement it have a detailed knowledge of all the circumstances involved. They understand the importance of the change, its parameters, and what exactly it will mean in practice. However, they frequently fail to realise that ordinary employees are unaware of this context, which is why they are often confused by the change and have an aversion to it.
Using vague language or incomprehensible jargon
Corporate and vague language must be set aside when explaining a change. You need to speak in a language employees understand, and explain the impact of the change in such a way that everyone grasps what it will mean for them in their daily work.
Failing to explain why the change is being made
If people don't understand why change is necessary, they will never accept it. In such cases, even the best communication or instructions won't help you. It is essential to explain very thoroughly and individually the crucial issue, which is “why.”
Focusing on the change itself rather than the benefits it will bring
Aversion to change often arises because people focus mainly on how the change will make their lives and work more difficult. Therefore, it is necessary to focus primarily on the benefits the change will bring.
Making no effort to listen to feedback from those affected by the change
Communication about change at companies and in teams is often directive and one-sided. Among regular employees, this can lead to growing frustration and justifiable disappointment that the change is being implemented without regard to their opinion. So allow employees an opportunity to express their objections. Often, to calm an employee’s mind, it is enough simply to listen to these remarks and logically explain why some things cannot be implemented.
-mm-
Pět komunikačních faulů, kterých se nesmíte dopustit při zavádění změny
Zavádění změn sebou vždy přináší určité „porodní bolesti“ a nevyhnutelnou averzi ze strany lidí, kterých se změna dotýká a kteří jsou nuceni přijmout, že se mění něco, na co byli doposud zvyklí. Efektivně a bezproblémově zavést změnu (v týmu, v rodině, ve firmě) je velké umění. A o úspěšnosti takové implementace hodně rozhoduje to, jak se v souvislosti se změnou komunikuje. Pokud i u vás v týmu či v celé společnosti zavádíte nějakou významnější změnu, měli byste se snažit vyhnout následujícím pěti komunikačním faulům.
Tento seznam přinesl web Harvard Business Review.
Předpoklad, že všichni všechno chápou a všichni rozumí tomu, proč je změna důležitá
Lidé, kteří o změně rozhodují a kteří ji implementují, znají všechny okolnosti kolem dané změny do detailu. Vědí, proč je změna důležitá, jaké jsou její parametry a co přesně bude změna znamenat v praxi. Často si ale neuvědomují, že běžní pracovníci tento kontext nevědí – a jsou proto často ze změny zmatení a mají vůči ní averzi.
Používání vágního jazyka nebo nesrozumitelného žargonu
Korporátní a vágní jazyk je nutné dát při vysvětlování změny stranou. Musíte mluvit jazykem, kterým pracovníci rozumějí. A musíte dopady změny vysvětlit tak, aby všichni pochopili, co pro ně bude znamenat v jejich každodenní praxi.
Neschopnost vysvětlit, proč se změna dělá
Když lidé nechápou, proč je vlastně nutné změnu udělat, nikdy ji nepřijmou. V takovém případě vám ani sebelepší komunikace nebo návody nepomohou. Proto je nutné velmi důkladně a individuálně lidem vysvětlit zásadní věc – a sice „proč“.
Soustředění se na změnu jako takovou, ne na pozitiva, která změna přinese
Averze vůči změně často u lidí vychází z toho, že vnímají hlavně to, v čem jim daná změna ztíží život a práci. Proto je nutné zaměřit se především naopak na pozitiva, která změna přinese.
Nulová snaha vyslechnout si zpětnou vazbu od lidí, kterých se změna týká
Komunikace ohledně změn bývá ve firmách i týmech direktivní a jednostranná. U řadových pracovníků tak může docházet k nárůstu frustrace a oprávněného rozčarování z toho, že se změna zavádí bez přihlédnutí k jejich názoru. Dejte proto pracovníkům prostor vyjádřit své námitky. Často stačí pro uklidnění mysli pracovníka tyto poznámky pouze vyslechnout a logicky vysvětlit, proč nemohou být implementovány.
-mm-