The Pareto principle, also known as the 80-20 rule, is a seemingly simple yet very important and effective concept that can be applied to time management, strategic planning and organisation of team work. What does this principle involve and how can it be used in planning the work of your team?
This article draws on an entry on the Brian Tracy blog.
What is the Pareto principle?
The economist Vilfredo Pareto, when looking into the distribution of wealth in Italy in the 19th century, came across a principle that may be applied not only in economics, but also in business, time management and even sports training. This principle states that around 20% of your activities will yield 80% of your results. In other words, 80% of all that you produce (revenue, quality, quantity) comes solely from the most lucrative 20% of activities you perform to achieve these results. Of course, on the other hand, this means the remaining 80% of your activities will yield only 20% of your overall results.
What does this mean in practice?
In practice, it means, for instance, that 20% of your most lucrative clients account for 80% of your revenue and just 20% of your team's strategic work brings 80% of its overall results. These numbers are, of course, only approximate, but they very often do roughly match reality.
How can you make use of this principle?
The Pareto principle will help you better target your efforts and prioritise work. You need to:
- Identify the key activities that lead to most of your revenue. This means you need to identify the most lucrative 20%, then focus on these activities and make the given processes more effective. Even small changes will bring about significant results.
- Help your team reduce the time and effort spent on the remaining 80% of activities. These activities do not yield results that would match the time and effort spent on them. Make the lives of your employees easier in this sense, and either make these "non-lucrative" activities automatic or re-evaluate them so that less energy is wasted on them.
- Bear the Pareto principle in mind when distributing work. When organising and planning work within your team, keep the 80-20 rule in mind and leave employees enough time for the 20% of activities. Also, plan these activities for time periods in which employees are at their most efficient, i.e. ideally in the morning rather than, for instance, on Friday afternoons.
-mm-
Paretovo pravidlo: Co to je a jak to lze využít v týmové práci
Tzv. „Paretovo pravidlo“, známé také jako pravidlo „80-20“, je zdánlivě jednoduchým, ale zcela zásadním a účinným principem, který lze uplatnit v time managementu, strategickém plánování i organizaci týmové práce. Co toto pravidlo znamená a jak ho můžete využít v organizaci práce vašeho týmu?
Tento článek vychází z příspěvku na blogu Briana Tracyho.
Co to je Paretovo pravidlo?
Ekonom Vilfredo Pareto v 19. století při zkoumání rozložení bohatství v Itálii narazil na princip, který se uplatňuje nejen v ekonomii, ale i v obchodu, time managementu nebo i ve sportovním tréninku. A toto pravidlo říká, že asi 20% vašich aktivit vám přinese 80% vašich výsledků. Tedy že 80% všech vašich výstupů (zisku, kvality, kvantity) vychází pouze z té nejlukrativnější, dvacetiprocentní části aktivit, které pro dosažení tohoto výstupu děláte. A z tohoto pravidla naopak samozřejmě vyplývá, že zbylých 80% vašich aktivit vám přinese akorát 20% vašich výsledků.
Co to znamená v praxi?
V praxi to tedy znamená, že například 20% vašich nejlukrativnějších klientů vám přináší 80% zisku. A pouhých 20% strategické práce vašeho týmu přináší 80% celkových výsledků vaší skupiny. Tyto počty jsou samozřejmě přibližné, ale velmi často zhruba odpovídají skutečnosti.
Jak toho využít?
Paretovo pravidlo vám umožní lépe zacílit své úsilí a lépe prioritizovat svoji práci. Především musíte:
- Identifikovat klíčové aktivity, které vám přináší nejvíce zisku. Tedy těch nejlukrativnějších 20%. Na tyto aktivity pak soustřeďte svoji pozornost, tyto procesy zefektivněte a zdokonalte. I drobné změny v těchto lukrativních 20 procentech vám totiž přinesou velmi viditelné výsledky.
- Pomozte svému týmu zredukovat čas a úsilí strávené na zbývajících 80% aktivit. Ty totiž nepřináší takové výsledky, které by odpovídaly času a úsilí, které je na ně potřeba vynaložit. Ulehčete tedy pracovníkům v tomto ohledu práci a tyto „nelukrativní“ aktivity automatizujte nebo přehodnoťte tak, aby se na nich nepálilo příliš mnoho energie.
- Myslete na Paretovo pravidlo při rozdělování práce. Když organizujete a plánujete práci v rámci svého týmu, mějte pravidlo 80-20 na paměti a nechte pracovníkům dostatek času na těch nejefektivnějších 20% aktivit. Stejně tak tyto aktivity plánujte na období, kdy pracovníci pracují nejefektivněji, tedy ideálně na dopolední hodiny, nikoliv například na páteční odpoledne.
-mm-