The key to effective meetings? The first five minutes matter

Klíč k efektivním poradám? Úvodních pět minut je rozhodujících

One of the many responsibilities every manager has is ensuring team meetings are as effective as possible. They ought not to waste anybody's time and should genuinely help improve cooperation within the team. This article will show how to introduce and open meetings so they are genuinely useful. In this context, the initial few minutes are crucial.

Go through the meeting agenda

First of all, as Forbes states, you must go through the meeting agenda step by step. You should ideally send the agenda to participants in advance so they can prepare for the topics. But even in that case, you should still acquaint participants with the agenda again at the start of the meeting so that everybody is on the same page. 

Find out whether anyone wants to add some topic

Now is the time to ask the participants whether they want to add any further topics to the agenda. In your meeting plan, you should block at least a few minutes for any such ad hoc agenda points. Raising this issue at the very outset enables you to incorporate any new topic into the structure of the meeting in a logical way. And you will also ensure there is enough time to cover this point.

Check whether everyone really needs to be at the meeting

After you agree on the agenda, check again that all those present really do need to be there. If you discover certain topics do not concern some people at all (or only very marginally), you may allow the given employees to leave.

Start with something positive

The initial tone determines the atmosphere in which the whole meeting will take place. It is therefore advisable to start with something positive, such as a joke, a humorous point, praise or a piece of good news.

 

-mm-

    Klíč k efektivním poradám? Úvodních pět minut je rozhodujících

    Jednou z mnoha zodpovědností, které má každý týmový manažer, je zajišťovat, aby týmové porady byly co možná nejefektivnější. Tedy aby pro nikoho nebyly ztrátou času a aby doopravdy přispívaly k lepší spolupráci týmu. V tomto článku si ukážeme, jak porady uvádět a začínat, aby byly skutečně užitečné. Úvodních několik minut týmových porad je totiž klíčových.

    Projděte si agendu porady

    V první řadě, jak radí Forbes, je nutné projít si bod po bodu agendu dané porady. Agendu byste ideálně měli posílat účastníkům předem, aby se mohli na probíraná téma připravit. I tak ale v několika málo větách uveďte body programu a ujasníte tak očekávání všech zúčastněných.

    Zjistěte, jestli chce někdo přidat nějaké téma

    Nyní je prostor vyzvat účastníky, jestli chtějí na poslední chvíli přidat nějaká další témata. Ve vaší agendě byste těmto ad hoc programovým bodům měli předem vyhradit alespoň několik minut volného času. Tím, že otázku, zda někdo nechce ještě něco probrat, položíte hned na začátku, máte možnost bod zakomponovat logicky do struktury dané porady a máte větší jistotu, že na něj zbyde dost času.

    Ujistěte se, že všichni na poradě skutečně musí být

    Poté, co se shodnete na agendě porady, se ještě jednou ujistěte, zda se skutečně všichni přítomní musí porady účastnit. Pokud zjistíte, že některých se probíraná témata vůbec netýkají, nebo jenom velmi okrajově, máte možnost dovolit těmto zaměstnancům odejít.

    Začněte něčím pozitivním

    To, jakým tónem poradu začnete, následně ovlivní, v jaké atmosféře se celé setkání ponese. Vhodné je tedy začít něčím pozitivním. Třeba vtipem, nějakou humornou poznámkou, pochvalou nebo nějakou pozitivní zprávou.

     

    -mm-

    Zdroj: Forbes.com - prestižní americký časopis a web věnovaný obchodu
    Zobrazit přehled článků ze zdroje Forbes.com