If you ask an office worker what steals most his time at work, he will probably mention e-mail or unnecessary meetings. You surely know that his is only the beginning. We encounter more and more obstacles to productive work every day and soon start to feel that we cannot do anything with it. If this is your case, too, then read how to at least double your daily productivity through the following steps. Inc.com advises:
Avoid meetings without agenda
Without a clearly prepared schedule, you would only lose your time as wel as the time of others.
Don't pick up calls from unknown people
When you are not working as a telephone operator or in customer support, you have no reason to accept calls from strangers. In most cases, it is nothing important.
Deactivate your voice mail
You can read what you must listen for long minutes in your voice mail in a few seconds in your e-mail.
Learn to filter e-mail
Take the advantage of automatic filtering of incoming e-mails into folders according to various criteria. The initial investment of time to set the filters will return to you many times when you will not have tens or hundreds of e-mails that don't have to be addressed immediately in your inbox.
Learn to turn off your phone and e-mail
Don't get distracted. Cultivate a strong will and get back to your e-mail and phone only when you actually complete the task you are working on.
Don't engage in discussions about anything
Some people will be going around you here and there and, under the guise of work-related discussions, they will just try to pass their time talking about nothing. Make it clear that you don't have time for such discussions.
Enjoy quality food
What you eat, determines how much energy you have. Sugars help only for short periods and fatty foods don't help even for that.
Taker a walk every hour
Get up for five minutes to walk around the office or hallway. The human body is not built for all-day sitting and needs to stretch.
Decide faster
Don't waste your time by unnecessarily questioning your decisions. It is better to decide "only" well now than to look for the best solution that does not exist.
Disconnect for 12 hours a day
When you are constantly on, you cannot relax. Take a rest purposefully.
-kk-
I vy můžete pracovat efektivněji
Když se zeptáte kancelářského pracovníka, co jej v práci nejčastěji okrádá o čas, pravděpodobně vám odpoví, že e-mail nebo zbytečné porady. Sami jistě víte, že to je však teprve začátek. Denně narážíme na další a další překážky produktivní práce a brzy začínáme podléhat dojmu, že s tím nelze nic dělat. Pokud je to i váš případ, pak si přečtěte, jak minimálně zdvojnásobit svou každodenní produktivitu pomocí následujících kroků. Server Inc.com radí:
Vyhýbejte se poradám, které nemají agendu
Bez jasně připraveného rozvrhu byste pouze ztráceli svůj čas i čas ostatních.
Nezvedejte telefonáty od neznámých lidí
Pokud nepracujete jako telefonista nebo jako podpora zákazníků nemáte důvod, proč přijímat telefonáty od cizích lidí. V naprosté většině případů se nejedná o nic důležitého.
Zrušte svou hlasovou schránku
To, co v hlasové schránce musíte poslouchat dlouhé minuty, si v mailu přečtete za několik vteřin.
Naučte se filtrovat poštu
Využijte možnost automatického filtrování příchozích e-mailů do složek podle různých kritérií. Prvotní investice času do nastavení filtrů se vám mnohokrát vrátí, až nebudete mít v doručené poště desítky či stovky e-mailů, na které není třeba reagovat okamžitě.
Naučte se vypínat telefon a e-mail
Nenechte se vytrhovat ze soustředění. Pěstujte pevnou vůli a k e-mailu a telefonu se vracejte až tehdy, kdy skutečně dokončíte úkol, na kterém momentálně pracujete.
Nezapojujte se do diskusí o ničem
Někteří lidé chodí kolem vás sem a tam a pod maskou pracovní diskuse se jen snaží ukrátit vlastní čas mluvením o ničem. Dejte jasně najevo, že na takové diskuse nemáte čas.
Dopřejte si kvalitní stravu
To, co jíte, rozhoduje o tom, kolik budete mít energie. Cukry pomáhají jen krátkodobě a tučná jídla ani to ne.
Každou hodinu se projděte
Vstaňte a na pět minut se projděte po kanceláři či chodbě. Lidské tělo není stavěné na celodenní sezení a potřebuje protáhnout.
Rychleji se rozhodujte
Neztrácejte čas zbytečným zpochybňováním svých rozhodnutí. Je lepší rozhodnout nyní „jen“ dobře, než hledat neexistující nejlepší řešení.
Na 12 hodin denně se odpojte
Když budete neustále na příjmu, neodpočinete si. Cíleně se věnujte odpočinku.
-kk-