Many managers still don't realize how important role their assistants play in the operation of their company or department. On the occasion of the so called Administrative Professionals' Day, which falls on 24th April this year and is celebrated in the U.S. for the whole next week, Salary.com asked executive assistants what bothers them the most on their bosses (and they are afraid to say it publicly). The answers are so eloquent that they can definitely offer inspiration for Czech offices, too.
1. Inconsistency
An assistant will strive to do what her boss wants. She can, however, not do it if her boss is constantly changing his requirements without informing her about it. While she can predict many things, she isn't a mind reader.
2. Babysitting
It is a matter of course for assistants to help with their boss' children in case of unexpected events. However, if an assistant should do her job, she cannot look after and entertain the children for the whole days. It is enough for her to babysit the boss from time to time.
3. Family dramas
An assistant has nothing to do with the mood that is currently prevailing in the family of her boss. She should, therefore, not be a target for him to discharge his frustration from home.
4. Disregard
Each boss should make time for at least a few minutes a week for his assistant to go through her tasks and make sure that both of them understand each other.
5. Distrust
Do you really need to check that your assistant has done correctly every detail of her work? Try to give her more trust.
6. Exceeding obligations
Assistants are often asked to do their boss' work, far beyond their own responsibilities. The boss who demands a cup of coffee only from a specific distant shop shouldn't be surprised when his assistant can't manage her really important assignments.
7. Failure to thank
Most assistants complained about the fact that their boss can't say "thanks". They don't demand a higher salary or a promotion but a simple recognition for good work.
Get inspired by your foreign colleagues who celebrate the Administrative Professionals' Day and thank your assistants.
-kk-
Čas poděkovat asistentkám
Mnozí manažeři si stále neuvědomují, jak významnou roli pro chod firmy či oddělení hrají jejich asistentky. U příležitosti tzv. Dne administrativních pracovníků (Administrative Professionals' Day), který letos připadá na 24. dubna a v USA se slaví celý příští týden, proto server Salary.com oslovil asistentky s otázkou, co jim nejvíce vadí na jejich šéfech (a bojí se to říci veřejně). Odpovědi jsou natolik výmluvné, že si jimi rozhodně lze inspirovat i v českých kancelářích.
1. Nekonzistentnost
Asistentka se maximálně snaží dělat to, co její šéf chce. Nemůže to však dělat, pokud šéf stále mění své požadavky a neinformuje ji o tom. Dokáže leccos předvídat, nikoli však číst myšlenky.
2. Hlídání dětí
Výpomoc s dětmi v případě nečekaných událostí je samozřejmost. Pokud má však asistentka dělat svou práci, nemůže celé dny hlídat a bavit děti svého šéfa. Stačí, že musí občas dělat chůvu jemu.
3. Rodinná dramata
Asistentka nemůže za to, jaká nálada momentálně panuje v rodině jejího šéfa. Neměla by proto také být terčem vybíjejí jeho frustrací z domova.
4. Přehlížení
Každý šéf by si měl udělat čas alespoň několik minut týdně, aby se svou asistentkou prošel její úkoly a obě strany se ujistily, že si rozumějí.
5. Nedůvěra
Opravdu je třeba kontrolovat, zda vaše asistentka udělala správně každý detail své práce? Zkuste jí více věřit.
6. Překračování povinností
Asistentky jsou často žádány, aby dělaly práci za své šéfy, daleko nad rámec svých vlastních povinností. Šéf, který si žádá kávu pouze z jednoho vzdáleného obchodu, se nemůže divit, když pak jeho asistentka nestíhá své skutečně podstatné povinnosti.
7. Neschopnost poděkovat
Na to, že jejich šéf nedokáže říci „díky“ si stěžovalo nejvíce asistentek. Nejde jim přitom o vyšší plat nebo povýšení, ale prosté uznání za dobrou práci.
Zkuste se inspirovat zahraničními kolegy, kteří slaví Den administrativních pracovníků, a poděkovat svým asistentkám.
-kk-