Work delegation, namely handing over work to other employees (usually subordinates), is one of the key tasks of a team manager. Unfortunately, it is also an area managers often neglect and as a result it proves quite ineffective. This article will look at how to start delegating work effectively within your team in five steps.
The article was published by the Business Class blog of American Express.
Define what you want to delegate and why
The first step is defining what you want to delegate and, above all, why. Which work do you want to hand over? To what extent will it be delegated and who will be responsible for the result? What is the reason for delegating work? Do you have too much on your hands or do you want experts in the given field to handle individual tasks?
Define the plan and strategy of work delegation
You also need to define how the work delegation will take place. Define communication channels, determine clearly the point at which the new person is responsible for the delegated work, and what information the individual stakeholders in this process must provide to one another.
Decide who will be part of the delegation
Define all the people involved. Who will approve the delegation, who will be the decision-maker, who will delegate the work, who will be working on the tasks and who will oversee the whole process?
Determine goals
An important item that must be defined but is often neglected by many managers is specifying the actual aim of the work delegation and the required results. Ideally, define these goals in an exact and measurable way so that everybody knows what is expected of them and what represents an ideal outcome.
Monitor work delegation regularly and provide feedback
Once you have set up and started the process, you need to check on it regularly. Find out if the system you have come up with is functional or requires any further changes. You should provide feedback to all the participants and also receive feedback from them, so that you have all the relevant data to evaluate how functional the overall process is.
-mm-
5 kroků k efektivní delegaci práce
Delegování práce, tedy její předávání jiným pracovníkům (často podřízeným pracovníkům), je jedním z hlavních úkolů týmového manažera. A bohužel, je to také často oblast, která je manažery opomíjená a ve výsledku je velmi neefektivní. V tomto článku se podíváme na to, jak v pěti krocích můžete i vy začít efektivněji delegovat práci v rámci svého týmu.
Tento článek přinesl blog Business Class společnosti American Express.
Určete, co chcete delegovat a proč
Prvním krokem je určit, co se bude delegovat. A hlavně proč. Jakou práci chcete předávat dál? V jakém rozsahu bude práce předávána a kdo bude za výsledky nakonec zodpovědný? A jaký je důvod, proč chcete práci delegovat? Máte moc práce a nestíháte, nebo chcete, aby se jednotlivým úkolům věnovali odborníci, kteří se danému tématu dlouhodobě věnují?
Definujte plán a strategii delegace
Stejně tak je nutné určit, jak bude delegování práce probíhat. Určete komunikační kanály, jasně definujte, v jaký okamžik je nový člověk za delegovanou práci odpovědný a jaké všechny informace si všichni účastníci tohoto procesu musí mezi sebou předat.
Určete, kdo všechno se bude delegace účastnit
Definujte všechny účastníky tohoto procesu. Kdo bude delegování práce schvalovat, kdo o něm bude rozhodovat, kdo bude práci předávat, kdo na úkolech bude pracovat a kdo bude celý průběh kontrolovat?
Určete cíle
Důležitou věcí, kterou je potřeba definovat a na kterou mnoho manažerů zapomíná, je, že se musí určit, co je vlastně účelem delegování práce a jaké jsou požadované výsledky. Tyto výsledky definujte pokud možno exaktně a měřitelně tak, aby všichni věděli, co se od nich přesně očekává a jaký je kýžený výsledek.
Kontrolujte průběh delegování práce a poskytněte zpětnou vazbu
Jakmile jednou celý proces nastavíte a spustíte, musíte ho průběžně kontrolovat. Zjišťujte, jestli je systém, který jste vymysleli, funkční a jestli nevyžaduje nějaké úpravy. Stejně tak poskytujte zpětnou vazbu všem účastníkům a naopak získávejte zpětnou vazbu od nich, abyste měli všechna relevantní data k posouzení funkčnosti celého procesu.
-mm-