Are you a proactive Project Manager?

Jste proaktivní projektový manažer?

Being proactive means to act to gain control over a situation before it happens not to react after the fact. It is actually the opposite of the passive approach when people are only waiting for something to happen. What does proactivity mean to Project Managers? This question was recently asked by the Project Smart website where an article describing the three most important proactive steps in project management was published.

1. Proactive customer engagement

Every Project Manager should do everything possible to engage his project customers. He needs them to remain active in the decision making process of important matters within the project, to share important information, confirm testing results ... To do this, he can give his customers regular status tasks including, to test something, to report back, etc. If he is not getting an appropriate response, he then can ask his customer's superior for help.

2. Proactive risk management

Many managers avoid taking risks because they fear what may happen. A number of problems really can be predicted so you could prepare for them. Typical examples include problems related to the technology you are using or the people who work for you. So let's start with these problems. What will you do when your server goes down or when an important member of your team leaves?

3. Proactive budget management

Many projects tend to exceed their budgets. Insufficiently proactive managers, or passive managers are at blame for budget overruns. A Project Manager should be familiar with the basic tools for monitoring his budget and forecasting costs. He should be updating the data of his project's budget weekly.

-kk-

    Jste proaktivní projektový manažer?

    Být proaktivní znamená jednat tak, abyste získali kontrolu nad určitou situací dříve, než se stane a vy byste na ni mohli pouze zpětně reagovat. Jde vlastně o opak pasivního přístupu, kdy jenom čekáme, co přijde. A co to znamená v práci projektových manažerů? Tuto otázku si nedávno položil server Project Smart, který následně publikoval článek popisující tři nejdůležitější proaktivní činnosti při řízení projektů.

    1. Proaktivní angažování zákazníků

    Každý projektový manažer by měl dělat vše pro to, aby si udržel pozornost svých zákazníků. Potřebuje, aby zůstali aktivní a rozhodovali o důležitých věcech v rámci realizace projektu, sdíleli důležité informace, schvalovali, testovali... Dává proto zákazníkům pravidelné úkoly – aby něco vyzkoušeli, podali zprávu apod. Pokud se mu nedostává odezvy, obrací se na nadřízené osoby.

    2. Proaktivní řízení rizik

    Obavám z toho, co se může stát, se mnozí manažeři rádi vyhýbají. Řadu věcí však opravdu můžete předvídat, a proto se na ně můžete také připravit. Typickým příkladem jsou problémy s technikou, kterou používáte, a lidmi, kteří pro vás pracují. U těch zkuste začít. Co budete dělat, když vám spadne server? A co když odejde důležitý člen vašeho týmu?

    3. Proaktivní řízení rozpočtu

    Mnoha projektům se stává, že se nevejdou do rozpočtu. A i zde je na vině nedostatečně proaktivní přístup manažera. Projektový manažer by měl ovládat alespoň základní nástroje pro sledování rozpočtu a odhadování dalšího vývoje. Aktualizovat údaje o využívání rozpočtu na projekt by měl každý týden.

    -kk-

    Zdroj: Project Smart - britský portál věnovaný projektovému řízení