In project management, the term "scope creep" refers to a project digressing from its intended path and starting to address a matter or task beyond its originally planned scope. This problem naturally entails an increase in project costs, as well as an unnecessary expenditure of energy and resources. Therefore, one of the most important tasks of a project manager is to ensure a project does not expand uncontrollably and is kept within the set boundaries. Here are six tips on how to do this.
Set permissible tolerances in advance
As CIO.com states, no project goes 100% as planned. This is why it is essential to define in advance what allowable limits (related to schedule, budget, quality, etc.) are acceptable for the project and its parts.
Make the tolerances known to all those involved in the project
You must thoroughly familiarise all the people involved in the project with the limits you have defined in the first step. This includes subordinates and contractors, as well as the client.
Identify potential risks
Effective risk management is absolutely crucial to the success of any project. If you already know in advance there is a risk the project may be derailed in certain respects, identify, monitor and, if possible, eliminate these risks.
Continuously monitor and, if necessary, change the project schedule
The results of the project must be monitored continuously. This also applies to the project timetable. If you stick closely to a predefined schedule and have no set time tolerances, you risk the costs of the project increasing unpredictably.
Communicate openly with all stakeholders
In order to be able to identify a potential problem as soon as possible, you need to set up clear, fast and transparent communication throughout the team. No stakeholder should be afraid to say that somewhere a project is out of control. As a project manager, you must lead by example and communicate openly with all stakeholders.
Address any problems immediately
If you see a problem brewing, you need to address it at that moment. Do not wait until an overrun gets out of control; start dealing with it immediately.
-mm-
6 tipů, jak udržet váš projekt v proveditelném rozsahu
V projektovém řízení se používá termín „scope creep“. Ten označuje situaci, kdy projekt „uhne“ ze své vytyčené cesty a začne se v něm řešit i věc nebo úkol, které jsou už za hranicí jeho zamýšleného rozsahu. Tento problém sebou samozřejmě nese zvýšení nákladů i nadbytečné vynaložení energie a zdrojů. Jedním z nejdůležitějších úkolů projektového manažera proto je zajistit, aby k nabobtnání projektu nedošlo a aby byl udržen ve stanovených mantinelech. Zde je šest tipů, jak na to.
Předem si nastavte povolené tolerance
Jak uvádí CIO.com, žádný projekt neproběhne stoprocentně tak, jak byl naplánován. Proto je nutné si předem definovat, v jakých povolených limitech (týkajících se časového harmonogramu, rozpočtu, kvality a podobně) jsou projekt a jeho části přijatelné.
Seznamte s tolerancemi všechny osoby zainteresované v projektu
S limity, které jste definovali v prvním kroku, musíte důkladně seznámit se všemi lidmi, kteří jsou v projektu zainteresovaní. Tedy s podřízenými, dodavateli i s klientem.
Identifikujte potenciální rizika
Efektivní řízení rizik je zcela klíčové pro úspěch jakéhokoliv projektu. Pokud již předem víte, že existuje riziko, že se v určitých ohledech projekt může „utrhnout ze řetězu“, tato rizika identifikujte, monitorujte a pokud možno eliminujte.
Průběžně monitorujte a případně měňte časový rozvrh projektu
Výsledky projektu je nutné monitorovat průběžně. To platí i o časovém rozvrhu projektu. Pokud byste se úzkostlivě drželi předem definovaného harmonogramu a neměli nastavené žádné časové tolerance, riziko, že se vám náklady nečekaně navýší, se tím zvyšuje.
Otevřeně komunikujte se všemi aktéry
Abyste byli schopni případný problém identifikovat co možná nejdříve, musíte v rámci celého týmu nastavit jasnou, rychlou a transparentní komunikaci. Žádný z aktérů se nesmí bát říct, že se někde projekt vymyká kontrole. Jako projektový manažer proto musíte jít příkladem a se všemi aktéry otevřeně komunikovat.
Pokud uvidíte problém, řešte ho ihned
Jestliže vidíte, že se někde schyluje k problému, musíte ho začít řešit hned. Nečekejte, až se překročení povolených limitů vymkne kontrole, a pusťte se to řešení okamžitě.
-mm-