A team manager should lead by example and remain calm even in tense situations. This includes conversations with subordinates, customers, colleagues, or business partners that may escalate. How can you keep your emotions in check and handle a heated conversation calmly, effectively, and with grace? Here are some useful tips.
These tips were published on PsychCentral.com.
Breathe consciously
As soon as we become stressed, we start breathing faster and more shallowly. This only intensifies the stress response, raises our heart rate, and further overstimulates the brain. To avoid these issues, you should practise conscious breathing. Focus on slow, deep, and steady breaths, with an emphasis on a long exhale.
Focus on the core issue, not specific words or phrases used by the other person
In a tense conversation, sharp language or serious accusations are often expressed. These are typically driven by the frustration of one or more participants. Don't react to specific words or sentences; instead, concentrate on the core of the issue. Try to understand what the other party is actually concerned about and disregard any harsh language, provided, of course, that it does not cross an unacceptable line.
Calmly summarise the objective facts
A good way to defuse a conversation is to return to the beginning of the issue and summarise the objective facts. For example, go step by step through what happened, what actions were taken, and how the current situation arose. This summary can help calm the discussion, slow its pace, and allow participants to view the issue in a broader context.
If possible, postpone the conversation
If the situation cannot be calmed, it might be wise to pause the conversation and resume it later. Meeting again even an hour later or the following day may be sufficient. By then, emotions could have subsided, allowing for a more constructive and composed dialogue.
-mm-
Stoický klid: Jak udržet emoce na uzdě, když se konverzace vyostří
Týmový manažer by měl jít ostatním příkladem a měl by si umět udržet chladnou hlavu i ve vyostřených situacích. A to například i při konverzaci s podřízeným, zákazníkem, kolegou nebo obchodním partnerem, která se vyostří. Jak udržet emoce na uzdě a i vyostřenou konverzaci vyřešit v klidu, efektivně a s grácií? Zde je několik užitečných tipů.
Tyto tipy uveřejnil web PsychCentral.com.
Vědomě dýchejte
Jakmile se dostaneme do stresu, začneme dýchat rychleji a mělce. Díky tomu se naše stresová reakce ještě zhorší, stoupne nám tep a ještě více se nám „nažhaví“ mozek. Abyste se všem těmto problémům vyhnuli, měli byste vědomě dýchat. Soustřeďte se na klidné, hluboké a pomalé dýchání s důrazem na dlouhý výdech.
Soustřeďte se na jádro problému, ne na konkrétní výrazy a fráze, které říká druhá strana
V rozjitřené konverzaci často začnou padat ostré výrazy nebo závažná obvinění. Ta jsou ale často způsobená frustrací jednoho nebo všech účastníků dialogu. Nereagujte na konkrétní výrazy a věty. Soustřeďte se na jádro problému. Zjistěte, o co druhé straně jde, a ignorujte to, že používá nevybíravá slova (pokud samozřejmě jejich slovník nebo jednání nepřekročí určitou hranici).
Shrňte v klidu objektivní fakta
Dobrý způsob, jak konverzaci zklidnit, je vrátit se jaksi na začátek problému a shrnout objektivní fakta. Například projít si bod po bodu, co se stalo, co kdo udělal a jak jste se dostali do aktuálního stavu. Toto shrnutí může pomoci uklidnit situaci a zpomalit tempo konverzace a umožní účastníkům dialogu vidět daný problém v širším kontextu.
Pokud je to možné, odložte konverzaci na později
Jestliže se nedaří situaci uklidnit, je dobrý nápad konverzaci přerušit a odložit na později. Stačí se s dotyčným sejít třeba jen za hodinu nebo druhý den. Tou dobou už emoce trochu ustoupí a o věci se bude dát bavit konstruktivněji.
-mm-