Zbytečné a špatně zorganizované porady patří nejčastějším příčinám ztráty času a posilování frustrace zaměstnanců. Ještě horší je to ve chvíli, kdy se tyto porady pravidelně opakují každý týden nebo dokonce každý den. Zkuste si spočítat, kolika porad, pohovorů a dalších schůzek jste se již za svou kariéru zúčastnili a v kolika případech jste je považovali pouze za ztrátu času. Výsledné číslo by vás mohlo motivovat k tomu, abyste se alespoň vy sami stali lepšími organizátory porad, když už to nezvládají jiní ve vašem okolí. Inspirujte se následujícími doporučeními podnikatelského serveru Inc.com.
Každá porada musí mít vedoucího a účel
Vedoucí, konkrétní účel, čas zahájení, čas ukončení a jasný důvod, proč byl pozván každý jednotlivec – to jsou základní předpoklady smysluplné porady. Vedoucí musí kromě dodržení programu porady zajistit také zaznamenání závěrů porady a konkrétní kroky, které budou následovat.
Vedoucí musí znát základy řízení diskuse
Měl by vědět, jak vyvolat konstruktivní diskusi a udržet ji v mezích tématu. Případná nová témata, která vyvstanou, ale netýkají se přímo projednávané věci, zaznamenává pro příští diskuse. Umí také přivést diskutující ke společnému rozhodnutí.
Porady by se měly konat odpoledne
Nechte svým lidem dopoledne, kdy většina lidí podává největší výkony, na jejich hlavní činnost. Po obědě navíc bývají lépe naladěni.
Porady by neměly zabírat většinu pracovních dní
Jestliže máte kalendář plný porad, které se navíc opakují každý týden, kdy se chcete věnovat skutečné práci?
Porady by neměly být svolávány bez přípravy
Svolávání porad z náhlých pohnutek například na chodbě nebývá efektivní. Většinou se na nich rozhoduje bez klíčových lidí nebo dochází pouze k bouřlivým výměnám názorů bez výsledku.
Porady by se měly stále zdokonalovat
Pokud již pořádáte pravidelné porady, pravidelně se na nich ptejte účastníků, jaká opatření by navrhovali pro větší efektivitu těchto porad.
-kk-