Umíte psát e-maily?

Efektivita psaní e-mailů se za posledních deset let výrazně nezvýšila. Nejen, že lidé stále neuváženě používají funkci „Odpovědět všem“ a rozesílají nevyžádané zprávy na všechny strany, nástroje typu SMS či Twitteru naopak etiku elektronických zpráv ještě zhoršují. Navíc přetrvává to, že lidé na e-mail příliš spoléhají a používají jej i v případech, kdy je to zcela neefektivní. Článek shrnuje základní pravidla etikety komunikace prostřednictvím e-mailu.

- Nejdříve přemýšlejte, pak pište. Zvažte, zda je e-mail pro to, čeho chcete dosáhnout, optimálním médiem. Urgentní a osobní záležitosti řešte raději přímo.

- Zachovejte jednoduchost. E-mail funguje nejlépe pro jednoduché požadavky a zprávy, které lze vyjádřit maximálně ve 12 řádcích.

- Zachovejte stručnost. Čím déle vám bude trvat zprávu vytvořit, tím déle bude příjemci trvat ji vstřebat.

- Pracujte s předmětem zprávy. Chcete-li příjemcům svých zpráv pomoci pochopit vaše požadavky a vymezit si mezi nimi priority, zasílejte zprávy s jasnými předměty.

- Vytvářejte strukturované zprávy. Držte se formátu úvod, stať a závěr. Uvádíte-li více než dva body, použijte odrážky. Odstavce s úvodem a závěrem by neměly přesáhnout délku sedmi řádků (dohromady). Vlastní zpráva by pak měla mít délku kolem pěti řádků.

- Převezměte odpovědnost za své zprávy. Dotažte se příjemců, zda jim s danou věcí můžete nějak pomoci a zda jste poskytli dostatek informací.

- Vyhněte se slovům a frázím, které stavějí příjemce do defenzivy. Nepoužívejte negativní jazyk a sarkasmus, který se v e-mailech těžko rozpoznává. Zachovejte profesionalitu. Vyhněte se také frázím typu: „Proč jste...“, „Musíte...“, „Nerozumím vašemu...“ . V takových případech raději komunikujte osobně.

- Funkce „Skrytá kopie“ a „Odpovědět všem“ požívejte uváženě. Skryté kopie používejte jen tehdy, chcete-li udržet adresu příjemce skrytou před ostatními. Nepoužívejte ji pro tajné sdílení důvěrných informací. Funkci „Odpovědět všem“ se snažte vyhnout úplně. Pokud například váš šéf rozešle e-mail s pozvánkou na poradu nebo odkazem na zajímavý článek, odpovídejte pouze jemu.

-kk-

Zdroj: CIO.com - Internetové stránky časopisu CIO pro vedoucí pracovníky v oboru informačních technologií
Zobrazit přehled článků ze zdroje CIO.com