Tři žrouty času, které byste se měli snažit v rámci týmu eliminovat

Průzkumy uvádí, že průměrný pracovník stráví až 51% času, který by mohl pracovat, nedůležitými činnostmi, které jej od práce odvádí. Některé z těchto činností dělá pracovník samozřejmě záměrně v rámci prokrastinace, ale my se v tomto článku zaměříme na tři největší „nedobrovolné“ žrouty času, a sice dojíždění, schůzování a řešení e-mailů, a řekneme si, jak se čas, který jim pracovníci věnují, může efektivně zkrátit.

Ilustrační snímek

Dojíždění

Harvard Business Review uvádí, že dlouhé dojíždění do práce je problémem pro řadu lidí a mnoho pracovníků vyčerpává ještě předtím, než se dostaví na své pracoviště. I když koronavirová pandemie mnoho změnila, řada firem stále vyžaduje přítomnost pracovníka na pracovišti, nehledě na to, že moderní technologie a vzdálené přístupy dnes umožňují většině kancelářských pracovníků pracovat z domova.

Řešení: Uveďte ve vašem týmu systém alespoň částečné práce z domova. Nemějte pouze několik málo dní v roce, kdy si zaměstnanec může vzít „home office“, a nastavte pevná a jasně definovaná pravidla práce z domova.

Schůzky

Nedůležitá setkání v rámci firmy zabírají extrémně mnoho času. A to nejenom seniorním pracovníkům na vedoucích pozicích, ale i řadovým zaměstnancům, kteří musí dávat pozor na setkáních, kde se 80% času řeší věci, které se jich vůbec netýkají.

Řešení: Vytvořte systém efektivních schůzí v rámci vašeho týmu. Nastavte jasná pravidla týkající se maximální délky jednání (například 30 min) před jednáním vždy s účastníky sdílejte body jednání. Podporujte podřízené, aby tak činili také.

Řešení e-mailů

Řešení e-mailů, odpovídání na ně a neustálé kontrolování e-mailové schránky stojí pracovníky často drahocenný čas a předvším jim roztříští jejich koncentraci. A tak se stává, že úkol, který by jim měl trvat pár minut, kdyby se na něj plně soustředili, jim zabere hodinu, protože jim chodí stále nějaké e-maily a oni od úkolu odbíhají.

Řešení: Zaveďte u vás v týmu politiku, kdy se na e-maily pracovníci dívají třeba jenom poslední čtvrt hodinu z každé hodiny. Zbytek času dedikujte jiné, soustředěné práci. Stejně tak byste měli automatizovat komunikaci a nastavit systémy notifikace a ticketů tak, aby si pracovníci mezi sebou jenom minimálně museli kvůli interní komunikaci vyměňovat e-maily.

 

-mm-

Zdroj: Harvard Business Review - zpravodajský portál vydavatelství přední americké obchodní školy Harvard Business School
Zobrazit přehled článků ze zdroje Harvard Business Review