Několik jednoduchých zásad, které pomohou zvýšit naši efektivitu, nabízí Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.
Stanovte si konkrétní cíle
Problémy s přesčasy mívají obvykle dva typy lidí – pasivní, kteří neumějí říci ne a superagilní, kteří chtějí mít vše pod kontrolou. Oběma pomůže plánování. Chcete-li vzít život do vlastních rukou, je potřeba vytyčit si konkrétní cíle a určit si, jak je jejich splnění pro vás důležité. Nejlépe je vše si přehledně sepsat – je pak jednoduché občas do seznamu cílů nahlédnout a korigovat svou činnost.
Plánujte, složitější úkoly neodkládejte
Dlouhodobé cíle jste si stanovili, ale plánovat je třeba i s kratším výhledem. Udělejte si jasnou představu o pracovních úkolech, které je třeba zvládnout během pracovního týdne. Stanovte si priority na denní bázi a navrhněte odpovídající časový harmonogram na jejich splnění. „Složité nebo nepříjemné pracovní úkoly neodkládejte na později, stejně jim neutečete. Lepší bude, když se jim budete věnovat hned ráno, kdy máte mysl odpočatou a svěží. Při plánování buďte realisté – vezměte v úvahu, že málokdo je schopen soustředěně pracovat déle než tři nebo čtyři hodiny v kuse, takže hrozí, že v práci zůstanete zase přesčas nebo vše nestihnete. A časté posouvání nesplněných úkolů je velmi demotivující,“ dodává Jan Dvořák.
Udělejte si pořádek
Pokud neustále něco hledáte, nebudete efektivní. Proto si udělejte pořádek na stole, v počítači, případně i v poště. Předem si rozmyslete, co je cílem úklidu; nemusí totiž být perfektní, jde spíše o zavedení systému. Pořádek na stole můžete zvládnout do hodiny, pro jeho průběžné udržení pak pomůže systém 3 košíků: vstupní, kam přijdou věci k vyřízení, pracovní, kde jsou rozpracované záležitosti a výstupní, kam přijdou papíry, které už je třeba jen zařadit. Uspořádání dat na disku tak trochu záleží na typu práce – pro někoho je lepší řadit data tematicky, pro jiného časově. Rozhodně ale platí, že ukládání dat bez ladu a skladu na plochu není to pravé.
Pracujte efektivně s poštou
Protože množství mailů, které je třeba denně vyřídit, spíše stoupá, pořádek v poště je předpokladem efektivnosti. Opět neexistuje jednoznačný návod pro jejich uspořádání, ale většina lidí vyřízené maily zařazuje do tematicky tříděných adresářů, ve kterých je snazší maily zpětně najít. Asi nejdůležitější je nesnažit se neustále kontrolovat příchozí maily a reagovat na ně. „Přijde-li vám za den například 30 emailů a odpověď na každý z nich vám zabere více než 5 minut, strávíte jen odepisováním přes dvě a půl hodiny svého pracovního času. Příchozí poštu proto zběžně prohlédněte v cca hodinových intervalech a odpovídejte dle priorit,“ doporučuje Jan Dvořák.
Odstřihněte se od „rozptylovadel“
Zvykli jste si „odměňovat se“ za splnění dílčích úkolů například tím, že si něco zajímavého přečtete nebo se mrknete, co se děje na sociálních sítích? Jestliže strávíte v pracovní době půl hodiny denně na Facebooku nebo projížděním serverů, které vás zajímají, za měsíc promarníte 10 hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který si budete muset nahradit přesčasovými hodinami. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, pomůže relaxace – ale lepší než zírání do obrazovky je projít se a protáhnout.
Zapracujte na vlastní motivaci
Pokud něco děláte s chutí, jde to vždy lépe. Proto prospěšnější než srovnávat se s kolegy a řešit, jestli je na tom někdo lépe, je zamyslet se sami nad sebou. „Pokud pro vás práce není jen prostředkem k obživě, zamyslete se nad tím, čeho byste chtěli dosáhnout a kam se dále rozvíjet. Pokud budete vnitřně motivováni k výkonu, velmi pravděpodobně budete i úspěšnější a určitě budete šťastnější,“ uzavírá Jan Dvořák.