Jak vést telekonferenci efektivně

Když vedete telekonferenci, měli byste využívat možnosti distribuovat mezi účastníky agendu a doprovodné materiály. Měli byste být specifičtí ohledně časového rozvrhu a drobné technické problémy by vás neměly rozházet. Toto jsou ty nejdůležitější tipy, které doporučuje server Open Forum.

Doprovodné dokumenty a agenda

Když rozdáte účastníkům tyto materiály, budou více nuceni držet se tématu a neodbíhat od něho. Také získají lepší představu o tom, kterému tématu bude věnováno kolik času. Nezapomeňte zdůraznit, že s těmito materiály se všichni musí seznámit ještě před tím, než samotný hovor začne. A když jde o čas, buďte puntičkářští. Čas začátku hovoru můžete stanovit na 13:00 s tím, že diskuze začne v 13:05, což vám dá dostatek času na uvítání účastníků a také před začátkem samotného pracovního jednání stihnete i trochu té malé, společenské konverzace.

Stanovte pravidla

Nejprve se pozdravíte, to je jasné. Vzápětí však musí následovat stanovení pravidel a určení cíle, kvůli kterému se celý hovor odehrává. Aby byl hovor co nejefektivnější, neměl by jeden účastník přerušovat druhého. Každý by měl se svými komentáři vyčkat až na konec daného tématu.

Technické problémy

Menší technické těžkosti je nejlepší řešit tak, že si jich prostě nebudete všímat. Nenechte se rušit zvuky lidí připojujících se nebo naopak vypadávajících z vašeho konferenčního hovoru. Pouze pokud se chcete ubezpečit o tom, že někdo konkrétní právě slyší to, co říkáte, můžete se ho přímo zeptat a ujistit se, že zrovna nevypadl. Když vy nebo někdo jiný řešíte nějakou technickou potíž, měli byste předat slovo někomu jinému, aby hovor pokračoval a ostatní nemuseli čekat.

Hodina je někdy příliš

Když je na rozvrhu málo bodů, můžete uspořádat konferenční hovor klidně jen 15 nebo 30 minut dlouhý. To opět tlačí účastníky k tomu, aby mluvili k věci.

Multitasking může škodit

Nějaká práce bokem se dá snést, když nejste jeden z hlavních mluvčích. V takovém případě se ale ujistěte o tom, že nikdo neuslyší zvuky vaší klávesnice. Pokud vám kvůli vaší snaze stíhat více věcí zároveň unikne nějaký důležitý detail nebo otázka, mějte po ruce nějakou šikovnou výmluvu – třeba že jste si právě hledali něco, co se týká právě probíraného tématu.

-jk-

Zdroj: OPEN Forum - americký server sdružující komunitu malých a středních podnikatelů
Chcete tento článek umístit na Váš web nebo do tištěného časopisu? Bližší informace se dozvíte zde.

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace