Když probíhá porada nebo telekonferenční hovor, multitasking není na místě. Mají-li všichni dávat pozor a soustředit se na to, aby schůzka splnila svůj účel, musejí znát své úkoly, agendu a cíle porady. Jak na to radí server business2community.com.
Agenda je nutností
Držte se agendy, kterou jste si stanovili. Agenda dá všem účastníkům jasnou představu o tom, co se bude dít a jaké výsledky jsou očekávány. Dobrá, možná ne všichni, ale aspoň většina tuto představu získá. Nic není horší než situace, kdy dostanete na jedno místo všechny důležité osoby, které obvykle věčně nemají čas, jen abyste zjistili, že nikdo nemá ponětí o tom, proč se vlastně schůzky účastní. Včas připravená a jasná agenda napomáhá tomu, aby se diskuze rozproudila a držela se stanoveného tématu. Proto je pro vás její příprava důležitým nástrojem pro zajištění pozornosti a zabezpečení toho, že diskuze bude efektivní. Nejdříve agenda, pak schůze či hovor – obráceně to fungovat nemůže. Pouze když se diskuze bude držet témat, která jsou na agendě, přinese jednání skutečné výsledky.
Setkání musí mít jasný účel
Toto pravidlo platí obzvláště pro pravidelné schůzky. Jak můžete vědět, že byste ony dvě hodiny každý čtvrtek nemohli využít lépe tím, že byste pracovali na svých úkolech? Účel je to, co vám na toto dilema odpoví. Pokud jsou cíle, které od pravidelné schůzky očekáváte, skutečně naplňovány, pak má schůzka smysl. Zkuste si s ostatními promluvit o tom, co oni vlastně pravidelnými poradami získávají. Jde jim o brainstorming nebo rádi diskutují o chystaných produktech, které mají být uvedeny na trh? Možná jsou rádi, že mají prostor pro to, aby se vyjádřili k vaší strategii... Než zasednete k jednání, definujte si účel.
Každý bude mít úkol
Telekonferenční hovory, při kterých celou konverzaci vedou jen dva lidé mezi sebou a ostatní sedí potichu schovaní za vypnutým mikrofonem, to není to, co potřebujete. Jak zabránit tomu, aby se to dělo? Přidělte každému nějaký úkol nebo téma, ke kterému promluví. Každý tak bude mít vlastní příspěvek k diskuzi, bude díky tomu více zapojen do celého hovoru a více si z něj odnese. Každý tak bude vést svou část konverzace a nebude se věnovat jiným záležitostem.
-jk-